SkjalaSaga

Mála- og skjalakerfi

Flest fyrirtæki og stofnanir eru í Microsoft 365 hafa aðgang að Sharepoint og Teams ásamt öðrum lausnum sem eru innifalin í því umhverfi. Mála- og SkjalaSaga byggir á þessum tveim lausnum sem gefur notendum kleift að vinna í því umhverfi sem þau nýta sér daglega.

Varðveisla skjala hjá ríkisfyrirtækjum og sveitarfélögum er lögbundið samkvæmt reglum sem Þjóðskjalasafn Íslands fylgir eftir.

Mála- og SkjalaSaga uppfyllir að afhendingar á skjölum séu eftir settum reglum og að uppfylltar séu þær kröfur sem gerðar eru til skjalavörslu opinbera aðila.

Mála- og skjalaSaga í Microsoft 365 eða Dynamics CRM

SkjalaSaga heldur ekki eingöngu utan um skjölin og lýsigögn á þeim heldur einnig utan um mál eða verkefni sem koma inn á borð stofnunarinnar. Hægt er að leita eftir málum eftir kennitölu, nafni og öðrum upplýsingum um þau mál sem tengjast viðkomandi.

Tvær megin leiðir eru á uppsetningu eftir því hvernig þarfir eru hjá opinberum aðilum

1. Stofnun fær mikið af málum til sín og notar Microsoft Dynamics CRM sem fellur inn í Microsoft 365. CRM kerfið er því tengt við Sharepoint og skjöl erfa lýsigögn úr málum frá CRM kerfinu. Starfsmenn þurfa ekki að hugsa um málalykla. Rásir í Teams eru tengd við SkjalaSögu fyrir innri verkefni sem þarf að skjala. Skjöl eru vistuð í gegnum CRM, Teams eða File explorer.

2. Stofnun er með Microsoft 365 en ekki CRM. Þá eru skjöl vistuð í gegnum Teams og MálaSögu sem er hluti af Teams. Málasaga hefur yfirsýn yfir ábyrgðaraðila mála og býður upp á yfirsýn yfir mál eftir því sem hentar hverji stofnun. Skjöl eru "drag´n drop"Auk þess er hægt að vista skjöl í gegnum File explorer. Tölvupóstur og önnur samskipti eru haldið utan um í MálaSögu.

SkjalaSaga í Microsoft Teams

Allt á sama stað - Starfsmenn fyrirtækja nota Microsoft Teams sem sitt vinnutæki í auknu mæli og því er SkjalaSaga innbyggt inn í Teams þar sem notendur geta nálgast kerfi í því umhverfi sem þau eru vön að vinna í.

Skjöl eru skjalaðar í gegnum rásir/svæði inn í Teams og er því nær notkun starfsmanna sem vinna ekki í málum.

Starfsmenn geta sett skjöl inn í File Explorer (Gula mappan) og skjöl birtast og verða skjöluð eins og þau hafi verið sett inn í Teams með öllum lýsigögnum

Með nokkrum leiðum til að skjala aðstoðum við stofnanir að ná hærra hlutfalli í skráningu á skjölum sem uppfylla reglur Þjóðskjalasafns Íslands.

File Explorer

Skil til Þjóðskjalasafns

Þegar skila þarf rafrænt til þjóðskjalasafns Íslands þá sjáum við um að koma skjölunum með aðstoð SkjalaSögu og MálaSögu frá lögaðila til Þjóðskjalasafnsins.

Tölfræði og skýrslur í Power BI

Mælaborð með yfirsýn yfir mál út frá ábyrgðaraðila, tímasetningu, stöðu sem gefa stjórnendum góða yfirsýn yfir þau mál sem viðkomandi stofnun þjónustar sína viðskiptavini.
Skipulag notenda eru í vinnumælaborði þar sem þeir sjá yfirsýn yfir sín mál og áminningar um þá hluti sem þarf að klára.
Mál er hægt að rekja eftir því hvaða starfsmaður er með málið eða hefur komið að því ásamt dagsetningum og öðrum upplýsingum.

Skjalastjórar og sjálfvirkni

Skjalastjórar koma að innleiðingu þar sem málalyklar, málsnúmer og önnur lýsigögn eru stillt af þannig að þegar skjal er sett á mál þá erfast lýsigögn á öll skjöl sem tengjast viðkomandi máli/rás í Teams eða CRM. Notendur þurfa því ekki að hugsa um málalykla heldur nýta þeir kerfið til að koma skipulagi á verkefni sín og stofnunin uppfyllir reglur um rafræna skjalavörslu.