SkjalaSaga

Mála- og skjalakerfi

Aðilar sem hafa fjárfest í Office 365 hafa aðgang að Sharepoint og Teams ásamt öðrum lausnum sem eru innifalin í því umhverfi.  SkjalaSaga byggir á þessum tveim lausnum sem gefur notendur kleift að vinna í því umhverfi sem þau nýta sér daglega. 

Varðveisla skjala hjá ríkisfyrirtækjum og sveitarfélögum er lögbundið samkvæmt reglum sem Þjóðskjalasafn Íslands fylgir eftir.

SkjalaSaga uppfyllir að afhendingar á skjölum sé eftir settum reglum og að uppfyllt séu þær kröfur sem gerðar eru til skjalavörslu opinbera aðila og skila þeim. 

Image by Maksym Kaharlytskyi

Mála- og skjalakerfi í Office 365

SkjalaSaga heldur ekki eingöngu utan um skjölin og lýsigögn á þeim heldur einnig utan um mál eða verkefni sem koma inn á borð stofnunarinnar. Hægt er að leita eftir málum eftir kennitölu, nafni og öðrum upplýsingum um þau mál sem tengjast viðkomandi.

 

Tvær megin leiðir eru á uppsetningu eftir því hvernig þarfir eru hjá opinberum aðilum

o365-logo.png

1.  Stofnun fær mikið af málum til sín og notar Microsoft Dynamics CRM sem fellur inn í Office 365. CRM kerfið er því tengt við Sharepoint og skjöl erfa lýsigögn úr málum frá CRM kerfinu. Starfsmenn þurfa ekki að hugsa um málalykla. Rásir í Teams eru tengd við SkjalaSögu fyrir innri verkefni sem þarf að skjala. Skjöl eru vistuð í gegnum CRM, Teams eða File explorer (gulu möppurnar)

2.   Stofnun er með færri mál og er með Office 365 en ekki CRM. Þá eru skjöl vistuð í gegnum Teams og málakerfi er þar einnig inn í Teams. Rásir eru notaðar í meira mæli sem tengjast SkjalaSögu með lýsigögnum. Auk þess er hægt að vista skjöl í gegnum File explorer(gulu möppurnar) 

Dynamics 365 Logo.png

SkjalaSaga í Microsoft Teams

Allt á sama stað - Starfsmenn fyrirtækja nota Microsoft Teams sem sitt vinnutæki í auknu mæli og því er SkjalaSaga innbyggt inn í Teams þar sem notendur geta nálgast kerfi í því umhverfi sem þau eru vön að vinna í.

Skjöl eru skjalaðar í gegnum rásir/svæði inn í Teams og er því nær notkun starfsmanna sem vinna ekki í málum.

Starfsmenn geta sett skjöl inn í File Explorer (Gula mappan) og skjöl birtast og verða skjöluð eins og þau hafi verið sett inn í Teams með öllum lýsigögnum

Með nokkrum leiðum til að skjala aðstoðum við stofnanir að ná hærra hlutfalli í skráningu á skjölum sem uppfylla reglur Þjóðskjalasafns Íslands.

ms-teams-logo.png
fileexplorer.png

File Explorer

Skil til Þjóðskjalasafns

Þegar skila þarf rafrænt til þjóðskjalasafns Íslands þá sjá starfsmenn Sögu CRM um að koma skjölunum með aðstoð SkjalaSögu frá lögaðila til Þjóðskjalasafns Íslands. Þá er búið að tilgreina ákveðið tímabil og síðan eru skjölum breytt í skilarhæfa útgáfu til Þjóðskjalasafns.

tiff convert.png

Yfirsýn, skipulag og rekjanleiki

trace.png

Mælaborð þar sem yfirsýn yfir mál sem hefur verið unnið í eða verið að vinna í sýnd í yfirsýnamælaborði.

Skipulag notenda eru í vinnumælaborði þar sem þeir sjá yfirsýn yfir þau mál sem þeir eru ábyrgir fyrir. 

Mál er hægt að rekja eftir því hvaða starfsmaður er með málið eða hefur komið að því ásamt dagsetningum og öðrum upplýsingum til að sjá hver hefur gert hvað.

Skjalastjórar og sjálfvirkni

Skjalastjórar koma að innleiðingu þar sem málalyklar, málsnúmer og önnur lýsigögn eru stillt af þannig að þegar skjal er sett á mál þá erfast lýsigögn á öll skjöl sem tengjast viðkomandi mál eða rás í Teams eða CRM. Notendur þurfa því ekki að hugsa um skjalamál heldur nýta þeir kerfið til að koma skipulagi á verkefni sín og stofnunin uppfyllir reglur  um rafræna skjalavörslu.